Πίνακας περιεχομένων

  1. Εισαγωγή

  2. Επισκόπηση της ροής εργασίας πωλήσεων και αγορών στο Dolibarr

  3. Ενεργοποίηση μονάδων πωλήσεων και αγορών

  4. Διαχείριση Καταλόγου Προϊόντων και Υπηρεσιών

  5. Δημιουργία και Διαχείριση Προτάσεων Πωλήσεων

  6. Από την Πρόταση στην Παραγγελία: Διαχείριση Παραγγελιών Πελατών

  7. Δημιουργία και Επικύρωση Τιμολογίων Πωλήσεων

  8. Χειρισμός Πληρωμών και Διακανονισμών Πελατών

  9. Διαχείριση Αιτημάτων Αγοράς και Παραγγελιών

  10. Παραλαβή προϊόντων και διαχείριση παραδόσεων από προμηθευτές

  11. Καταγραφή Τιμολογίων και Πληρωμών Προμηθευτών

  12. Πωλήσεις και αγορές σε πολλά νομίσματα

  13. Εκπτώσεις, Φόροι και Εμπορικοί Όροι

  14. Διαχείριση Αποθεμάτων σε Πωλήσεις και Αγορές

  15. Σύνδεση Εγγράφων: Πλήρης Ιχνηλασιμότητα Κύκλου Ζωής

  16. Αναφορές και Αναλυτικά Στοιχεία για τις Δραστηριότητες Πωλήσεων

  17. Αναφορές και Αναλυτικά Στοιχεία για Αγορές

  18. Αυτοματοποίηση Ροής Εργασίας και Προγραμματισμένες Εργασίες

  19. Ενσωμάτωση με CRM, Λογιστική και Απογραφή

  20. Βέλτιστες πρακτικές και τελικές συστάσεις

1. Εισαγωγή

Οι διαδικασίες πωλήσεων και αγορών αποτελούν την κινητήρια δύναμη κάθε οργανισμού. Το Dolibarr ERP/CRM παρέχει ένα δομημένο, ολοκληρωμένο περιβάλλον για τη διαχείριση αυτών των λειτουργιών με πλήρη ορατότητα και έλεγχο. Αυτός ο οδηγός εμβαθύνει σε κάθε βήμα της παρακολούθησης πωλήσεων και προμηθειών στο Dolibarr, από τις προτάσεις έως τις πληρωμές, καλύπτοντας ροές εργασίας, διαμορφώσεις και βέλτιστες πρακτικές.

2. Επισκόπηση της Ροής Εργασίας Πωλήσεων και Αγορών στο Dolibarr

Η Dolibarr χειρίζεται τις πωλήσεις και τις αγορές ως διασυνδεδεμένες αλλά διακριτές ροές εργασίας:

  • ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ ροή: Πρόταση → Παραγγελία → Τιμολόγιο → Πληρωμή

  • Αγορά ροή: Αίτημα → Παραγγελία → Παραλαβή → Τιμολόγιο Προμηθευτή → Πληρωμή

Κάθε έγγραφο βασίζεται στο προηγούμενο, διασφαλίζοντας την ιχνηλασιμότητα και τη συνέπεια των δεδομένων.

3. Ενεργοποίηση μονάδων πωλήσεων και αγορών

Πριν μπορέσετε να διαχειριστείτε αυτές τις διαδικασίες:

  • Πλοηγηθείτε στο Αρχική > Ρύθμιση > Ενότητες/Εφαρμογές

  • Επιτρέπω:

    • Προτάσεις πωλήσεων

    • Παραγγελίες πελατών

    • Τιμολόγια Πελατών

    • ΕΝΤΟΛΕΣ ΑΓΟΡΑΣ

    • Τιμολόγια Προμηθευτών

Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε:

  • ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ

  • Μονάδα περιθωρίου

  • Πολλαπλά νομίσματα αν χρειαστεί

4. Διαχείριση Καταλόγου Προϊόντων και Υπηρεσιών

Όλες οι πωλήσεις και οι αγορές περιστρέφονται γύρω από καθορισμένα προϊόντα και υπηρεσίες:

  • Πηγαίνετε στο Προϊόντα/Υπηρεσίες > Νέο προϊόν ή υπηρεσία

  • Καθορίζω:

    • Κώδικας αναφοράς

    • Περιγραφή

    • Τύπος (προϊόν ή υπηρεσία)

    • Τιμή πώλησης και αγοράς

    • Φορολογικοί δείκτες

Αντιστοίχιση προϊόντων σε κατηγορίες και διαχείριση συνδέσμων προμηθευτών για σκοπούς αγοράς.

5. Δημιουργία και Διαχείριση Προτάσεων Πωλήσεων

Οι προτάσεις πωλήσεων είναι συνήθως το πρώτο βήμα στη ροή εργασίας του πελάτη:

  • Πλοηγηθείτε στο Εμπορικά > Προτάσεις > Νέα Πρόταση

  • Επιλέξτε έναν πελάτη, προσθέστε γραμμές για προϊόντα ή υπηρεσίες

  • Εφαρμογή εκπτώσεων ή φορολογικών προσαρμογών

  • Αποθήκευση και επικύρωση της πρότασης

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα PDF για να το στείλετε μέσω email και να καταγράψετε τις επόμενες ενέργειες μέσω της ημερήσιας διάταξης.

6. Από την Πρόταση στην Παραγγελία: Διαχείριση Παραγγελιών Πελατών

Μόλις γίνει δεκτή η πρόταση:

  • Πατήστε Δημιουργία παραγγελίας από πρόταση

  • Προσαρμόστε τις ποσότητες και τις ημερομηνίες παράδοσης

  • Επιβεβαίωση παραγγελίας και ενημέρωση του πελάτη

Παρακολουθήστε την κατάσταση κάθε παραγγελίας (προσχέδιο, επικυρωμένο, αποσταλμένο) από την κάρτα παραγγελίας.

7. Δημιουργία και Επικύρωση Τιμολογίων Πωλήσεων

Για την έκδοση τιμολογίου:

  • Δημιουργήστε το από την παραγγελία του πελάτη ή χειροκίνητα

  • Προσθέστε όρους πληρωμής, σημειώσεις και τραπεζικά στοιχεία

  • Επικυρώστε το τιμολόγιο για να οριστικοποιήσετε την αρίθμηση

Τα τιμολόγια μπορούν να ληφθούν, να αποσταλούν μέσω email ή να αρχειοθετηθούν αυτόματα.

8. Χειρισμός Πληρωμών και Διακανονισμών Πελατών

Καταγραφή πληρωμών μέσω:

  • Πωλήσεις > Τιμολόγια > Καταγραφή Πληρωμής

  • Επιλέξτε τον τραπεζικό λογαριασμό και τη μέθοδο πληρωμής

  • Καταχωρίστε μερικές ή πλήρεις πληρωμές

Το Dolibarr παρακολουθεί τα ανοιχτά υπόλοιπα και τα ληξιπρόθεσμα τιμολόγια. Μπορείτε να συμβιβάσετε συναλλαγές με την τράπεζά σας και να εφαρμόσετε χρεώσεις καθυστέρησης, εάν χρειάζεται.

9. Διαχείριση Αιτημάτων Αγοράς και Παραγγελιών

Για να ξεκινήσετε μια αγορά:

  • Δημιουργία Πρόταση Αγοράς or Αγορά Παραγγελία από το αρχείο προμηθευτή

  • Προσθέστε είδη με ποσότητες, τιμές και αναμενόμενη παράδοση

  • Επικυρώστε την παραγγελία

Οι παραγγελίες μπορούν να εκτυπωθούν, να αποσταλούν μέσω email ή να αποσταλούν στους προμηθευτές με συνημμένα.

10. Παραλαβή προϊόντων και διαχείριση παραδόσεων από προμηθευτές

Κατά την παραλαβή των αγαθών:

  • Ανοίξτε την Παραγγελία Αγοράς και κάντε κλικ στο Δημιουργία Υποδοχής

  • Εισαγάγετε τις ποσότητες που λάβατε ανά στοιχείο γραμμής

  • Επικύρωση για αυτόματη ενημέρωση αποθέματος (εάν είναι ενεργοποιημένο το απόθεμα)

Αυτό το βήμα είναι κρίσιμο για την ακρίβεια του αποθέματος και ενεργοποιεί τη δημιουργία τιμολογίου προμηθευτή.

11. Καταγραφή Τιμολογίων και Πληρωμών Προμηθευτών

Δημιουργήστε ένα τιμολόγιο προμηθευτή από μια επικυρωμένη παραγγελία ή χειροκίνητα:

  • Αντιστοίχιση γραμμών με παραγγελία ή δελτίο παράδοσης

  • Προσθήκη όρων πληρωμής και φορολογικών στοιχείων

  • Επικύρωση και καταγραφή πληρωμής σύμφωνα με Αγορά > Τιμολόγια Προμηθευτών

Μπορείτε να παρακολουθείτε τα εκκρεμή τιμολόγια και τις οφειλόμενες πληρωμές στα στατιστικά στοιχεία προμηθευτών.

12. Πωλήσεις και αγορές σε πολλά νομίσματα

Ενεργοποίηση πολλαπλών νομισμάτων μέσω Ρύθμιση > Νόμισμα:

  • Ορίστε τις συναλλαγματικές ισοτιμίες

  • Ορισμός νομίσματος ανά πελάτη/προμηθευτή

  • Το Dolibarr υπολογίζει και μετατρέπει τιμές κατά τη διάρκεια συναλλαγών

Οι συναλλαγματικές διαφορές καταγράφονται για την οικονομική αναφορά.

13. Εκπτώσεις, Φόροι και Εμπορικοί Όροι

Το Dolibarr υποστηρίζει:

  • Εκπτώσεις στοιχείων γραμμής

  • Παγκόσμιες εκπτώσεις παραγγελιών

  • Ανάλυση φόρων ανά δικαιοδοσία

  • Προκαθορισμένοι εμπορικοί όροι (π.χ., Incoterms)

Ρυθμίστε τα παρακάτω Ρύθμιση > Λεξικά και να αντιστοιχίσετε προεπιλογές ανά τρίτο μέρος.

14. Διαχείριση Αποθεμάτων σε Πωλήσεις και Αγορές

Όταν η μονάδα αποθέματος είναι ενεργοποιημένη:

  • Οι ποσότητες των προϊόντων προσαρμόζονται αυτόματα κατά την παράδοση/παραλαβή

  • Οι ειδοποιήσεις μπορούν να ειδοποιούν για χαμηλά επίπεδα αποθεμάτων

  • Οι κινήσεις των αποθεμάτων καταγράφονται ανά αποθήκη

Η αποτίμηση των μετοχών αντικατοπτρίζεται στις οικονομικές περιλήψεις.

15. Σύνδεση Εγγράφων: Πλήρης Ιχνηλασιμότητα Κύκλου Ζωής

Η Dolibarr διατηρεί την ιχνηλασιμότητα σε όλα τα έγγραφα:

  • Πρόταση → Παραγγελία → Τιμολόγιο → Πληρωμή

  • PO → Υποδοχή → Τιμολόγιο Προμηθευτή → Πληρωμή

Κάθε έγγραφο συνδέεται με την πηγή του και τους διαδόχους του, με κουμπιά πλοήγησης και αρχεία καταγραφής ιστορικού.

16. Αναφορές και Αναλυτικά Στοιχεία για τις Δραστηριότητες Πωλήσεων

Κάτω από Εμπορικά > Στατιστικά:

  • Προβολή εσόδων ανά πελάτη ή προϊόν

  • Αναλύστε μηνιαίες ή ετήσιες τάσεις

  • Παρακολουθήστε τους κορυφαίους αντιπροσώπους πωλήσεων

Εξαγωγή δεδομένων για προηγμένη ανάλυση ή δημιουργία προσαρμοσμένων πινάκων ελέγχου χρησιμοποιώντας εξωτερικά εργαλεία.

17. Αναφορές και Αναλυτικά Στοιχεία για Αγορές

Χρήση Αγορά > Στατιστικά:

  • Έλεγχος δαπανών προμηθευτών

  • Προσδιορίστε την εξέλιξη των τιμών με την πάροδο του χρόνου

  • Συγκρίνετε τους χρόνους παράδοσης των προμηθευτών με τους χρόνους παράδοσης

Οι αναφορές βοηθούν στη βελτιστοποίηση των στρατηγικών προμήθειας και του σχεδιασμού του προϋπολογισμού.

18. Αυτοματοποίηση Ροής Εργασίας και Προγραμματισμένες Εργασίες

Αυτοματοποιήστε υπενθυμίσεις και εργασίες:

  • Ρύθμιση παραμέτρων επαναλαμβανόμενων τιμολογίων

  • Χρησιμοποιήστε προγραμματισμένες εργασίες για ενημερώσεις αποθεμάτων ή δημιουργία τιμολογίων

  • Αυτοματοποιήστε τις ειδοποιήσεις μέσω email για καθυστερημένες πληρωμές

Ρυθμίστε τις εργασίες cron για να εκτελούνται αυτές οι διεργασίες τακτικά.

19. Ενσωμάτωση με CRM, Λογιστική και Απογραφή

Οι ενότητες πωλήσεων και αγορών είναι διασυνδεδεμένες με:

  • CRM: Μετατροπή υποψήφιων πελατών σε προτάσεις

  • Λογιστήριο: Δημιουργία καταχωρίσεων ημερολογίου

  • Απόθεμα: Προσαρμόστε τις θέσεις αποθεμάτων και ερπυστριών

Αυτό διασφαλίζει ότι η εμπορική δραστηριότητα αντικατοπτρίζεται σε ολόκληρο το σύστημα.

20. Βέλτιστες πρακτικές και τελικές συστάσεις

  • Διατηρήστε τον κατάλογο προϊόντων/υπηρεσιών σας ενημερωμένο

  • Επικυρώστε τα έγγραφα άμεσα για να αποφύγετε τυχόν προβλήματα

  • Χρησιμοποιήστε κατηγορίες για να τμηματοποιήσετε πελάτες και προμηθευτές

  • Εκπαίδευση προσωπικού σχετικά με τη συνέπεια στην εισαγωγή δεδομένων

  • Τακτικός έλεγχος των αρχείων πληρωμών και παραδόσεων

Ακολουθώντας δομημένες ροές εργασίας, η Dolibarr γίνεται μια αξιόπιστη πηγή αλήθειας για τις εμπορικές σας δραστηριότητες.